🎯 Cada sección incluye un video paso a paso que muestra cómo afecta a los datos y reportes de tareas desactivar, borrar o dar de baja una lista. Justo abajo tienes también una versión corta de cada opción.

Resumen del artículo: 3 opciones para quitar listas de tareas o asignaciones específicas (por ejemplo, solo el turno del desayuno)

🚫 Desactivar (Disable) te permite apagar una lista temporalmente sin borrarla. Todos los datos de cumplimiento se conservan, y la lista se puede volver a activar el mismo día sin que los usuarios tengan que repetir las tareas. Si la reactivas un día después, no se te penaliza por no haberla completado los días en que estuvo desactivada.
🗑️ Borrar (Delete) quita de forma permanente una tarea o asignación del uso activo. Los datos registrados antes de borrarla se conservan para reportes y auditorías en ciertos formatos de reporte (PDF Task Responses). Si después se crea una lista o asignación con exactamente el mismo nombre, técnicamente se tratará como una asignación nueva, sin relación con los datos originales, salvo que todavía podrás filtrar por el nombre de la lista e incluir datos de antes y después del borrado en el rango de fechas.
⛔ Dar de baja (Deactivate) (solo para listas ad hoc) funciona parecido a borrar una lista. Los datos registrados antes de darla de baja se pueden recuperar, pero la lista ya no se puede abrir para seguir completándola; por ejemplo, si se dio de baja a medio llenar. Si después se vuelve a crear, se tratará como una asignación totalmente nueva y no como continuación de la original.

▶️ Cómo reactivar listas
Si elegiste la opción 2, tendrás que volver a asignar las listas si necesitas que regresen a tus checklists operativos.

Al volver a asignar listas, ya sea ad hoc en la app o desde el dashboard, fíjate bien en la ubicación o departamento y en los roles que elijas al crear el horario. Estos ajustes definen qué usuarios pueden ver y completar las listas (conoce más aquí).

Department: elige el departamento al que se asigna la lista.
Role: elige qué usuarios verán la lista (déjalo vacío si todos deben tener acceso, o elige cada rol).
Recurrence: define cuántas veces debe aparecer la lista (por día).
Asignación: una asignación es una ocurrencia específica dentro de una lista. Por ejemplo, en una bitácora de temperatura de producto, una asignación puede ser la del desayuno y otra la de la comida (conoce más aquí).

💭 Consideraciones para los reportes:

Si una lista no tiene asignaciones activas, no aparecerá en el dashboard de datos, en los reportes descargables ni en la app. Si se reactiva, esas opciones y sus datos vuelven a estar disponibles.

Como mencionamos, el efecto en los reportes cambia un poco entre borrar/dar de baja y desactivar. Activar o desactivar una lista conserva los datos de cumplimiento de esa lista. En cambio, si borras y vuelves a crear una lista, los datos ya completados se guardan, pero no se podrán filtrar en el dashboard de tareas ni buscar en los reportes de tareas descargables.

Estado	Datos conservados	Dashboard de tareas	Reportes descargables
Lista activa con asignaciones activas	✅	✅	✅
Lista desactivada	✅	❌ (hasta que se reactive)	❌ (hasta que se reactive; ya activa, todos los reportes se pueden descargar). El dashboard de tareas puede tardar un poco en volver a mostrar los datos.
Lista borrada o dada de baja	✅	❌	❌ (solo el reporte PDF Task Response muestra datos históricos de antes del borrado; requiere que al menos una asignación se haya reactivado)

⚙️ Otros ajustes

Además, otros elementos, como los ingredientes, se pueden modificar directamente en el dashboard cuando lo necesites. Para conocer más, consulta el artículo del dashboard de gestión de tareas aquí.

Explicación completa

🚫 Opción 1: desactivar asignaciones de listas (Dashboard)

➡️ Task Management > View Task Lists > tres puntos verticales (⋮) > Disable

🔄 Cambio en el dashboard de tareas:

🗑️ Opción 2: borrar asignaciones de listas (Dashboard), secuencia completa

✅ Se completa la lista:
un usuario completa las tareas de un checklist en la app

📊 Respuesta en el dashboard de tareas:
en unos minutos, los datos de las tareas completadas aparecen en el dashboard de tareas

🗑️ Se borra la lista o la asignación:
la lista o asignación se borra (no se desactiva) por algún motivo.

🔄 Cambio en el dashboard de tareas:
una vez borrada, el dashboard ya no muestra esa asignación o lista.

📁 Cómo recuperar los datos históricos:
no te preocupes: los datos históricos de esa asignación o lista no se pierden.

A diferencia de desactivar y volver a activar una lista, si se borra una asignación no reaparece sola en el dashboard. Si creas una nueva asignación "Comida" con las mismas condiciones, se agregará a la lista, pero se tratará como una asignación distinta para mantener la consistencia de los reportes.

Para mantener los reportes ordenados, te recomendamos usar los mismos nombres al volver a crear asignaciones o listas.

Los datos históricos seguirán disponibles en la sección de reportes generales mientras la lista siga activa. Si la lista está inactiva, no aparecerá en el menú desplegable. Solo reactívala y todos sus datos históricos volverán a aparecer, porque los datos nunca se borran de forma permanente, sin importar su estado.

➕ Se vuelve a agregar la asignación:
si agregas de nuevo la asignación con el mismo nombre, todavía puedes ver los datos en el reporte PDF de respuestas, pero no podrás filtrar los datos anteriores en el dashboard de tareas ni sacarlos de otros reportes.

📝 Se completa la nueva lista:
los usuarios empiezan a completar tareas en la lista recién creada.

📌 Cómo se ven las nuevas asignaciones en el dashboard:
la nueva lista en el dashboard no incluye lo completado en la asignación "Comida" anterior. Se trata como una asignación nueva dentro de la misma lista.

📄 Diferencias en los reportes:
solo el reporte PDF Task Response muestra las asignaciones borradas. Los demás formatos solo muestran las asignaciones activas.

⛔ Opción 3: mantener presionado (app, solo listas ad hoc):

Para situaciones inesperadas en las que ya no se necesita una lista, el equipo puede mantenerla presionada en la app para darla de baja ese día.

✅ Se completa la lista:
un usuario completa las tareas de un checklist en la app.

📅 Gestión de horarios:
los horarios de las listas ad hoc se identifican por el día "One Time" en la columna de horario activo

📊 Porcentaje de cumplimiento:
el porcentaje de cumplimiento del dashboard se actualiza en tiempo real conforme se responden las preguntas de la lista, y se aplica a la misma lista, ya sea que tenga un horario recurrente o venga de una lista ad hoc anterior.

🚫 Se da de baja la lista ad hoc:
se mantiene presionada la lista para darla de baja (quitarla) de las listas disponibles.

🔄 Cambio en el dashboard:
una vez dada de baja, el dashboard ya no muestra esa asignación o lista, y se quita del porcentaje de cumplimiento.

Ejemplo:

La bitácora de temperatura del desayuno se completó el 22/05/26 al 100 %.
Ese mismo día se borró la bitácora de temperatura del desayuno, mientras las bitácoras de comida y cena siguieron activas.
El 23/05/26, la bitácora de temperatura del desayuno se volvió a agregar a la misma lista y se completó al 75 %.

Si filtras el dashboard por la bitácora de temperatura del desayuno del 22/05 al 23/05, solo aparece el 75 % del 23/05.

>>> Lo mismo pasa con checklists completos. Por ejemplo, si se completan las tres asignaciones, se borra el checklist y al día siguiente se vuelve a crear con el mismo nombre, el historial de cumplimiento anterior no se muestra.

📊 Reportes
Si se reactiva una lista, todos los reportes mostrarán el porcentaje de cumplimiento más reciente de esa lista. Las respuestas históricas siguen disponibles en el reporte PDF Task Response, pero el porcentaje de cumplimiento solo reflejará el conjunto de respuestas más reciente.

Ejemplo:
se crea una lista de "Limpieza profunda", se completa al 57 % y luego se borra. Después se vuelve a crear la misma lista y se completa al 33 %.

El reporte PDF Task Response mostrará 33 % de cumplimiento (columna izquierda), igual que el dashboard de tareas. Pero el reporte también incluirá las respuestas anteriores del 57 % en la columna derecha.

Cómo borrar o desactivar asignaciones de listas de tareas